Logiciel de planning pour chauffeurs VTC

Un planning partagé entre le bureau et les chauffeurs

Pour une entreprise VTC, un planning doit rendre lisibles les missions prévues et les moyens affectés à chacune. Le poste d’exploitation sert à organiser les courses ; l’application chauffeur permet à chaque conducteur de retrouver ses missions, les lieux de prise en charge et les informations utiles au service.

Ce lien réduit les changements de support entre la préparation au bureau et l’exécution sur le terrain. Il s’inscrit dans le logiciel de gestion VTC IARiDE, qui réunit aussi le contrôle des heures, le suivi Mobilic et les devis.

Préparer une journée de courses

1. Rassembler les informations. Vérifiez l’horaire, les adresses, le contact client, le nombre de passagers et les observations nécessaires.
2. Affecter les moyens. Associez le chauffeur et le véhicule à la mission en tenant compte de votre organisation et des contraintes du service.
3. Contrôler l’enchaînement. Relisez les prises en charge de la journée et les temps nécessaires entre les courses. Une affectation doit rester cohérente avec la disponibilité réelle de vos équipes.
4. Suivre l’exécution. Le centre de contrôle vous permet ensuite de distinguer les missions à venir, en cours et à vérifier.

Voir les départs à surveiller et comprendre les retards

Le centre de contrôle complète la vue de planning. Il met en avant les missions non démarrées dont le départ approche et donne accès au chauffeur, à son téléphone et au véhicule. Les filtres par date, client, chauffeur, plaque, statut ou priorité facilitent la recherche d’un dossier.

Les jalons de mission permettent de distinguer l’arrivée sur site de la prise en charge du client. Cette distinction aide à comprendre un décalage : un chauffeur arrivé tard et un client pris en charge après attente ne décrivent pas la même situation. L’exploitant conserve la décision opérationnelle et le contact avec les personnes concernées.

Exemple de gestion d’un changement de programme

Exemple illustratif. Une prise en charge approche alors que la mission n’a pas démarré. Le dispatcher ouvre le dossier depuis le centre de contrôle, contacte le chauffeur et vérifie la situation. Il peut alors adapter l’organisation de la journée avec les informations disponibles, puis suivre l’évolution de la course.

L’intérêt du logiciel est de réunir les éléments utiles au même endroit. Il ne remplace ni les échanges avec le chauffeur ni l’appréciation des conditions réelles de circulation.

Le planning continue dans l’application chauffeur

Le conducteur consulte ses missions groupées par jour, retrouve les coordonnées utiles et avance dans les étapes de la course. Les informations enregistrées alimentent le suivi d’exploitation puis le contrôle des heures.

La gestion hors ligne de l’application chauffeur répond aux coupures de réseau. Le bureau ne peut toutefois recevoir de nouvelles informations tant que la connexion nécessaire à leur transmission n’est pas rétablie.

Pour préparer une démonstration, choisissez une journée représentative : transferts, mises à disposition, changements de véhicule ou recours à un sous-traitant. Nous pourrons parcourir ce scénario et vérifier l’adéquation avec votre méthode de travail.

Tester votre planning VTC sur une journée représentative

Scénario illustratif, sans données client. Une prise en charge est prévue le matin, suivie d’une autre mission. Avant le départ, le bureau vérifie les adresses, l’horaire, le contact utile, le chauffeur et le véhicule affectés. Il relit ensuite l’enchaînement des courses : la cohérence du programme reste une décision de l’exploitant.

1. Avant la prise en charge : retrouvez la mission dans le planning et vérifiez que les informations nécessaires au chauffeur sont renseignées.
2. À l’approche du départ : consultez le centre de contrôle. Si la course n’a pas démarré, contactez le chauffeur pour comprendre la situation avant d’adapter l’organisation.
3. Pendant la mission : distinguez l’arrivée sur site de la prise en charge effective du client. Ces jalons permettent de comprendre une attente ou un retard, sans supposer sa cause.
4. Après la mission : vérifiez les événements enregistrés avant le contrôle des heures des chauffeurs. Le planning organise les courses ; le contrôle des heures traite les données issues de leur exécution.

Les questions à poser pendant la démonstration

• Comment retrouver rapidement une course par date, client ou chauffeur ?
• Quelles informations le chauffeur voit-il pour préparer sa prise en charge ?
• Comment distinguer une mission prévue, en cours et à vérifier ?
• Que voit le bureau si le téléphone du chauffeur n’a plus de réseau ?
• Quels contrôles votre équipe doit-elle effectuer après la course ?

Pour les coupures de connexion, consultez le guide consacré à l’application chauffeur VTC hors ligne et à la reprise des transmissions. Pour évaluer l’ensemble du produit, revenez à la présentation du logiciel de gestion VTC IARiDE.

Questions fréquentes